賃貸・売買仲介、管理事業のR-JAPANは、8年前から外国人向け賃貸事業をスタート。英語と中国語を話せる外国人スタッフも2名在籍しています。以前から「 Apartment Japan ® 」ポータルサイトのユーザーで、2024年9月から自動化システムを導入。「外国人入居希望者とのやり取りが効率化され、残業がほぼなくなった」と話す坂本典隆部長に話を聞きました。
外国人のスタッフが“furnished apartment（家具付賃貸アパート）”と検索したら、上位にヒットしたのが「Apartment Japan ® 」でした。DID-GLOBALのホームページやサービスサイトを確認すると、理念やサービス内容が素晴らしかった。問い合わせフォームから資料請求をした時点で、8割がた導入を決めていました。募集だけでなく、保証や契約までオンラインで完結できる点が素晴らしい。かつて自社でシステムを開発することも考えましたが、コストが合わず断念した経緯があったので、利用料金にも魅力を感じました。
導入前はお問い合わせに対して、一つひとつメールで返信をしていたため、時差の関係で回答にタイムラグが生じていました。その間に他社で決まったり、メールのやりとりが増えて契約まで時間がかかっていました。業務量に加え、機会損失による心理的ストレスも大きかったです。外国人スタッフは他の職員同様、日本人向けの賃貸業務にも携わっているので、繁忙期は目が回るほど忙しい状況でした。入国シーズンは残業が増え、オーナーや管理会社に連絡を取り、信頼関係を築くところまで手が回っていませんでした。導入後は、メールや書類のやりとりなどの事務作業がシステムによって自働化され、後回しになりがちな関係構築に時間を使えるようになりました。売買業務にも携われるようになったのは予期せぬ収穫でした。
4月と10月は入国シーズンということもあり、残業時間が多くなりがちでしたが、今は、繁忙期も残業はほぼなくなりました。利益率の高い業務に専念できるようになり、目標も効率的に達成できるようになりました。DID-GLOBALのスタッフのサポートが手厚いので、満足しています。今後への期待は、ポータルサイトとして物件数が増えることです。サイトが活性化することによって、我々の取引も活発になるので期待しています。当社としてはこれを機に、今後は、外国人スタッフを窓口にして売買部を強化し、事業を伸ばしたいと考えています。